POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES DE LA EMPRESA AMERICAN SOCCER AGENCIA DEPORTIVA SAS.

Este documento contiene de manera íntegra la Política de Tratamiento de Datos Personales de la empresa American Soccer Agencia Deportiva Sas. La cual tiene como propósito definir y comunicar cuál es la información que se solicitará a las personas naturales y jurídicas, que mantendrá bajo la reserva acorde con el artículo 15 de la Constitución política de Colombia.

1. Definiciones

Con el fin de determinar el sentido de los conceptos utilizados en esta Política, acudiremos a las siguientes definiciones, de conformidad con lo dispuesto en la Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013:

  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
  • Aviso de Privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el responsable que tiene por objeto poner a disposición del titular la política para el tratamiento de los datos personales con la que cuenta la empresa.
  • Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento, que reposen en documentos físicos o electrónicos.
  • Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Aquellas piezas de información que puedan llegar a ser determinables para identificar al titular del dato personal.
  • Datos Sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
  • Dato Público: Es el dato que no es semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión, a su calidad de comerciante o de servidor público, y en general todos los datos que puedan estar contenidos en registros públicos, documentos públicos, gacetas, boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
  • Dato Semiprivado: Es aquel dato que no tiene naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo al titular, sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como, por ejemplo, el dato financiero y crediticio.
  • Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada identifica al titular. Un ejemplo de este tipo de dato es una fotografía, un video o datos relacionados con el estilo de vida del titular del dato personal.
  • Oficial del Tratamiento: persona o área de la organización que se encarga de resolver quejas, consultas y reclamos de los titulares de la información, y además de administrar y controlar los datos personales que contienen las bases de datos, bajo el cumplimiento de los deberes y responsabilidades previstos para garantizar la protección de los derechos del titular del dato. En ningún caso, será responsable frente al titular por la calidad de los datos que le sean suministrados.
  • Habeas Data: Derecho fundamental de toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o suprimir los datos personales que se hayan sometido a tratamiento.
  • Derecho de Protección de Datos Personales: confiere a su titular poderes de disposición y control sobre sus datos personales.
  • Titular: Persona natural o jurídica, cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.
  • Transferencia: Hace alusión a los casos en que el oficial del Tratamiento de datos personales que se encuentra ubicado en Colombia, envía dicha información a un receptor que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  • Transmisión: Hace referencia a los casos en que el Tratamiento de datos personales se realiza por el oficial, mediando la información dentro o fuera del territorio de Colombia.

2. Principios del tratamiento de datos personales.

El tratamiento de datos personales realizado por American Soccer Agencia Deportiva Sas. se regirá en todo momento por los siguientes principios, los cuales servirán de guía para su interpretación y aplicación:

a. Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de conformidad con la normatividad aplicable, la cual debe ser informada al titular.

b. Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. En consecuencia, los datos personales no podrán ser objeto de tratamiento sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento del titular.

c. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Está prohibido legalmente el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

d. Principio de transparencia: Se debe garantizar en todo momento el derecho del titular a obtener de la empresa American Soccer Agencia Deportiva Sas. información acerca de la existencia de datos que le concierne.

e. Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales y de la normatividad aplicable. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados.

f. Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por American Soccer Agencia Deportiva Sas en calidad de responsable o encargado se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, para la cual se designará a un oficial.

g. Principio de confidencialidad: las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, hasta después de finalizada la relación contractual.

h. Principio de temporalidad: Cuando la información deje de servir para las finalidades para la cual fue autorizado su tratamiento, American Soccer Agencia Deportiva Sas. no podrá suministrar la misma a usuarios o terceros.

i. Principio de necesidad: Los datos personales sólo pueden ser tratados por American Soccer Agencia Deportiva Sas. durante el tiempo que se requiera y cuando el propósito de su tratamiento lo justifique.

j. Principio de legalidad: El Tratamiento de los datos por parte de American Soccer Agencia Deportiva Sas se sujetará en todo momento a lo establecido en la legislación vigente en Colombia.

3. ¿Quiénes son titulares de datos personales?

De manera enunciativa, las personas cuyos datos trata American Soccer Agencia Deportiva Sas en calidad de responsables son las personas naturales y jurídicas.

4. De acuerdo con los tipos de titulares que suministran información a American Soccer Agencia Deportiva Sas. ¿Bajo qué calidad actúa LA COMPAÑÍA cuando el titular de la información suministra directamente sus datos personales?

American Soccer Agencia Deportiva Sas actúa como responsable del tratamiento de los datos personales, cuando el titular suministre la información directamente, de tal forma que deberá acatar lo dispuesto en esta política y en la legislación vigente, asegurando la protección y el adecuado tratamiento de los datos personales por él suministrados.

5. Tratamiento de datos sensibles

En cumplimiento del derecho a la intimidad, a la dignidad humana y en desarrollo del principio de habeas data, de libre acceso y circulación a la información, del derecho de protección de datos personales y del derecho al debido tratamiento de los datos personales, American Soccer Agencia Deportiva Sas. se compromete a informar al titular de los datos personales, cuáles de ellos son sensibles, cuál es la finalidad para la cual se requieren, y a su vez, a advertirle que el otorgamiento de la autorización para el tratamiento de los datos sensibles es facultativo. Una vez se haya dado la ilustración suficiente por parte del responsable, el titular debe dar su autorización explícita frente al tratamiento adecuado de los datos que tengan tal connotación, la cual debe constar por escrito. En caso de llegarse a otorgar la información con tal calidad por el titular, se advierte al mismo que el tratamiento que se dará a los datos sensibles garantizará el derecho al debido tratamiento de los datos, y se conservará la información suministrada bajo condiciones de seguridad impidiendo la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado. Para ello, también se comunicará a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares, de tal manera que haya un control continuo de la información que suministren nuestras personas naturales y jurídicas, seguimiento que estará a cargo del oficial del tratamiento de los datos personales.

6. ¿Qué información se solicitará?

Algunos de los datos personales que la organización solicita al titular sin prescindir de las personas jurídicas, son:

Personas naturales y juridicas.

  • Nombre Completo o Razón social
  • Profesión
  • Cargo / Objeto Social
  • Documento de identificación (Cédula de Ciudadanía, Extranjería o NIT)
  • RUT
  • Documentación que identifica su patrimonio
  • Certificados de existencia y representación legal
  • Información Financiera
  • Activos
  • Dirección del domicilio
  • Ciudad
  • Email
  • Teléfono de contacto
  • Referencias bancarias, comerciales y personales.

7. ¿Para qué se utiliza la información?

Las personas naturales y jurídicas, autorizan a American Soccer Agencia Deportiva Sas. el uso, recolección, transferencia, transmisión, administración, almacenamiento y supresión de sus datos personales en bases de datos, con las siguientes finalidades:

7.1. Recabar o recolectar los datos personales e incorporarlos y almacenarlos en las bases de datos con las que cuente la organización.

7.2. Tener conocimiento de los proveedores, a quienes suministran los materiales.

7.3. Realizar la recolección de la información para fines contables.

7.4. Mantener una comunicación constante con clientes y proveedores.

7.5. Recolectar los datos personales de los clientes con la finalidad de suministrarle los productos que ofrece nuestra compañía para su distribución.

7.6. Realizar análisis estadísticos, financieros e históricos.

7.7 Ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar la información suministrada.

7.8. Utilizar los datos para fines administrativos internos o comerciales tales como: referencias comerciales de experiencia, investigación de mercados o análisis estadísticos.

7.9. Conservar registros históricos de la compañía y mantener contacto con los titulares del dato.

7.10. Verificar, comprobar o validar los datos suministrados.

7.11. Estudiar y analizar la información entregada para el seguimiento y mejoramiento de los procesos, el servicio y los productos.

7.12. Tener acceso y línea de comunicación con los proveedores para el abastecimiento de los materiales requeridos para la transformación y comercialización de la materia prima.

7.13. Vincular al titular como cliente o proveedor.

7.14. Controlar y prevenir el fraude.

7.15. Controlar y prevenir el lavado de activos y la financiación del terrorismo.

7.16. Celebrar, ejecutar y gestionar las propuestas de negocios y los contratos para el suministro de los productos.

7.17. Reportes a centrales de riesgo por incumplimiento de las obligaciones financieras derivadas de la relación comercial.

7.18. Proveer los productos o servicios que requiera el cliente.

7.19. Informar sobre nuevos productos o servicios, o al respecto de los cambios que se realicen sobre los existentes.

7.20. Para los fines permitidos por la legislación vigente.

7.21. Para los demás casos en los que exista autorización expresa del titular de los datos personales.

8. ¿Cómo se utiliza la información?

Al aceptar esta Política, las personas naturales y jurídicas activas e inactivos, en general cualquier titular de la información, declaran conocerla y aceptarla, y como consecuencia de ello, autorizan de manera previa, voluntaria, espontánea e informada, a American Soccer Agencia Deportiva Sas. frente al tratamiento de sus datos personales, de tal manera que la organización podrá tratar los datos de forma parcial o total, incluyendo la recolección, almacenamiento, uso, procesamiento, divulgación, transmisión y transferencia de los datos suministrados para la ejecución de las finalidades descritas anteriormente. Por su parte quienes suministren datos personales de sus beneficiarios, dependientes, empleados, directivos o accionistas declaran que como responsables cuentan con la autorización previa por parte de aquellos para darles tal tratamiento. Decanta, podrá actuar como responsable o encargado del dato personal, dependiendo de la finalidad para la cual haya obtenido el dato, por lo que se compromete a cumplir con las responsabilidades que para cada uno haya fijado la normatividad. No perderá su calidad, a pesar de la transmisión que de la información realice, bajo las restricciones señaladas en la presente política.

9. ¿Cuándo se comparte?

American Soccer Agencia Deportiva Sas se abstendrá de divulgar la información personal recabada de las personas naturales y jurídicas, activos e inactivos, como también se negará a compartir esta información con cualquier persona natural o jurídica externa no autorizada. Sin perjuicio de lo anterior, la información personal recolectada podrá ser suministrada, cuando American Soccer Agencia Deportiva Sas. crea de buena fe, que esa divulgación sea razonablemente necesaria, en los siguientes casos enunciativos:

a. Para evitar una responsabilidad legal.

b. Para cumplir con leyes, normativas, citaciones u órdenes judiciales.

c. Para cumplir un requerimiento de una autoridad pública.

d. Cuando se requiera su divulgación para una transferencia o transmisión, sin perjuicio de la verificación del cumplimiento de la normatividad sobre la protección de los datos personales por parte del receptor de la información y de los requerimientos de orden legal para la validez de tal transmisión o transferencia de datos.

e. Con terceros con los cuales la empresa tenga algún vínculo contractual de carácter comercial, civil o laboral. American Soccer Agencia Deportiva Sas. tiene la obligación de velar porque los terceros a quienes se les comparta la información se ajusten a los parámetros definidos en esta política, y actúen conforme a los lineamientos que sobre la protección de los datos personales y esquemas de seguridad tenga la compañía. En todo caso, queda prohibido compartir datos sensibles de los titulares de la información.

10. ¿Cómo se protege?

El titular de la información se encuentra en la obligación de suministrar información veraz, completa y comprensible. Por lo tanto, American Soccer Agencia Deportiva Sas. presume la veracidad y certeza de la información suministrada por el titular del dato o por el representante. Sin perjuicio de lo anterior, American Soccer Agencia Deportiva Sas. se abstendrá de realizar tratamiento a los datos personales parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. En caso de que se entregue información a terceros para su tratamiento, American Soccer Sas. garantizará que la información que comparta sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Los datos personales recolectados y automatizados son almacenados o procesados en servidores externos y en archivadores físicos internos, bajo medidas de seguridad garantizadas, almacenamiento que queda expresamente autorizado por el titular del dato al aceptar esta Política. En términos generales, sólo tendrán acceso a la información personal suministrada por las personas naturales y jurídicas activos e inactivos, determinados perfiles y roles de conformidad, con las políticas que para la seguridad de la información se desarrollen, con las finalidades de la presente política y de acuerdo con lo que disponga el manual de funciones del personal habilitado para acceder a la información de los titulares de los datos personales.

11. ¿Cuáles son los derechos de los titulares de la información?

Los titulares cuya información sea objeto de tratamiento por American Soccer Agencia Deportiva Sas, en los términos de la Ley 1581 de 2012, tienen derecho a: 

a. Conocer, actualizar o rectificar sus datos cuando los mismos sean parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o su tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. 

b. Ser informado acerca del uso de sus datos. 

c. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, según lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013.

d. Revocar la autorización del tratamiento de datos personales o solicitar la supresión de algún dato.

e. Acceder de manera gratuita a los datos personales que fueron objeto de tratamiento.

f. Solicitar prueba de la autorización que otorgó para el tratamiento de sus datos personales, excepto cuando se trate de datos que no requieren autorización.

12. Protección Especial frente al tratamiento de Datos de Menores de Edad

American Soccer Agencia Deportiva Sas, en calidad de responsable frente al tratamiento de datos personales, brindará especial protección a los datos personales de las niñas, niños y adolescentes, en atención a las garantías constitucionales que sobre el particular se consagran y al carácter excepcional de su otorgamiento. En orden a lo dispuesto, American Soccer Agencia Deportiva Sas. sólo tratará los datos de los niños, niñas y adolescentes, bajo dos parámetros. El primero, cuando la finalidad del trato responda al interés superior del menor y, el segundo, cuando asegure el respeto de sus derechos fundamentales. En todo caso, el representante del menor tendrá la facultad de autorizar o no el tratamiento de cualquier clase de información del niño, niña o adolescente. American Soccer Agencia Deportiva Sas. sólo tratará los datos personales de un menor de edad, cuando se trate de información de los hijos(a)s de sus empleado(a)s, circunstancia bajo la cual, se ceñirá a lo dispuesto en el párrafo que antecede.

13. Información de contacto para peticiones, consultas y reclamos.

Cuando el titular desee ejercer alguno de sus derechos o presentar una petición, consulta o reclamo relacionado con el tratamiento de sus datos personales, podrá realizarlo a través del servicio de CONTÁCTENOS en nuestra página web oficial http://www.americansoccerad/Contactenos, por medio del correo electrónico dptocomercial@americansoccerad.com. 

El término estipulado para resolver las CONSULTAS será de diez (10) días hábiles, que podrán ser ampliados a un término máximo de (5) días hábiles; las consultas deberán ceñirse al tratamiento de los datos personales, específicamente a su actualización, corrección o supresión. 

El término máximo para dar respuesta de fondo al reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al reclamante los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

14. ¿Cuáles son los deberes de American Soccer Agencia Deportiva Sas?

A todos los miembros de la organización se les encomienda cumplir esta Política y limitarse a los siguientes deberes.

a. Deberes cuando actúa como responsable:

(i) Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.

(ii) Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

(iii) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales.

(iv) Procurar que se cumplan los principios de esta Política.

(v) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

(vi) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho al debido tratamiento de datos personales.

b. Deberes cuando actúa como encargado:

(i) Establecer que el responsable del tratamiento esté autorizado para suministrar los datos personales que tratará como encargado.

(ii) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho al debido tratamiento de los datos personales.

(iii) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

(iv) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos. (v) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el titular o facultadas por la ley para dicho efecto.

15. Autorización del titular

De forma previa al tratamiento del dato personal, American Soccer Agencia Deportiva Sas solicitará al titular de los datos personales su autorización, indicando la finalidad para la cual se solicita la información. La empresa utilizará medios técnicos automatizados, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la autorización. En todo caso, el titular debe ser responsable de la información que suministra, y como consecuencia American Soccer Agencia Deportiva Sas. se exonera frente a cualquier responsabilidad endilgada en relación con la información falsa, errónea, inexacta e incompleta que suministre el titular.

16. Aviso de privacidad

El aviso de privacidad tiene por finalidad poner en conocimiento de los titulares de la información la existencia de esta política de datos personales y su contenido de manera resumida, en el evento en el que American Soccer Agencia Deportiva Sas. no pueda poner a disposición del titular este documento.

17. Consecuencias de la aceptación de la Política

Las personas naturales que realicen los anteriores procedimientos y acepten la Política:

a) Declaran que conocen y entienden la Política para el Tratamiento de los Datos Personales de American Soccer Agencia Deportiva Sas.

b) Manifiestan que han consentido libre y expresamente la inclusión de sus datos personales, y que autorizan su tratamiento para los fines previstos en este documento.

c) Expresan que la información registrada les pertenece o que han sido previamente autorizados para compartirla con American Soccer Agencia Deportiva Sas. en virtud de esta Política.

d) Declaran que cada uno de los datos registrados son verdaderos.

18. Materialización de las Disposiciones consagradas en la Política

American Soccer Agencia Deportiva Sas. se compromete a hacer efectivas cada una de las condiciones plasmadas en la Política, como consecuencia del desarrollo del sistema de gestión para el tratamiento de los datos personales, de tal forma que divulgará su contenido, capacitará a los miembros de la organización frente al debido tratamiento de los datos personales y ejecutará planes de acción tendientes a la protección de los datos personales, respetando siempre los derechos de los titulares y el carácter confidencial de la información suministrada a través de consentimientos previos e informados, propendiendo por el uso de los datos de acuerdo con la finalidad para la cual se solicitan.

19. Modificaciones a la Política

Nos reservamos el derecho a efectuar en cualquier momento modificaciones o actualizaciones a esta Política. Sin embargo, estas modificaciones estarán disponibles al público a través de la página web http:www.americansoccerad.com. En caso de que los cambios hagan referencia a las finalidades autorizadas, procederemos a obtener una nueva autorización para el tratamiento de los datos por parte de los titulares. Esta Política aplica para todos los datos personales que maneja American Soccer Sas. desde la fecha de la autorización para su tratamiento hasta que la finalidad para la cual fue solicitado el dato personal sea agotada.

20. Término de Vigencia de las Bases de Datos y de los DATOS PERSONALES contenidos en las mismas.

En términos generales, la información suministrada por los titulares, se almacena en un conjunto de cuadrículas automatizadas y almacenadas en servidores externos. Aquellas cuadrículas físicas se almacenan en archivadores bajo estándares de seguridad definidos en políticas al interior de cada área de la organización. Sin prescindir de la forma en cómo se almacena la información, los datos personales se utilizarán de conformidad con la finalidad para la cual se han solicitado, y, una vez agotada dicha finalidad, podrán ser suprimidos en el término que disponga la ley, dependiendo del tipo de información ( contable, financiera, personal, etc.), y a falta de éste, por el término que establezca el área a que corresponda la información personal.

23. Vigencia de la Política de Uso de Datos Personales de American Soccer Agencia Deportiva Sas.

La presente Política entra en vigencia el 14/02/2023 y deroga todas las que hayan sido adoptadas con anterioridad por la empresa American Soccer Agencia Deportiva Sas expedida en Cali.